Trendyol Satışında Fatura Nasıl Kesilir? (e-Arşiv Rehberi)

Trendyol'da satış yapmaya başlayan herkesin ilk haftasında sorduğu soru aynı: "Faturayı kim kesiyor — ben mi, Trendyol mu?" Net cevap: satış faturasını sen kesersin, siparişi veren müşteri adına, sipariş bazında. Trendyol aracı hizmet sağlayıcıdır; senin adına müşteriye satış faturası düzenlemez. Bu yazıda kimin kime hangi tutara fatura kestiğini, e-Arşiv ile e-Fatura ayrımını, iade ve gider pusulası akışını ve satıcıların en sık yaptığı fatura hatalarını tek rehberde topluyoruz. Fatura tutarındaki KDV'yi ayrıştırmak için KDV hesaplama aracını kullanabilirsin. Baştan not: burada anlatılan genel çerçevedir; mükellefiyet türüne göre detaylar değişir, kesin durumun için mali müşavirine danış.

Kim, kime fatura keser? Üçlü ilişkiyi netleştirelim

Pazaryeri satışında üç taraf ve iki ayrı fatura ilişkisi var; kafa karışıklığının çoğu bu ikisini birbirine karıştırmaktan doğar:

• Sen → müşteri (satış faturası): her sipariş için, siparişi veren alıcı adına satış faturası düzenlersin. Malı satan sensin; Trendyol yalnızca aracıdır. Müşteri kurumsal fatura istediyse (vergi numarası girdiyse) fatura o bilgilerle kesilir; sipariş detayındaki fatura bilgilerini panelden görürsün.
• Trendyol → sen (hizmet faturaları): komisyon, kargo ve platform hizmet bedeli için Trendyol sana fatura keser. Bunlar senin gider belgelerindir ve satış faturanla hiçbir ilgisi yoktur. Komisyon faturasının KDV dahil kesildiğini ve matrahının ne olduğunu komisyon KDV dahil mi yazısında ayrıntısıyla anlattık.

Yani "Trendyol zaten fatura kesiyor" cümlesi yarım doğrudur: Trendyol'un kestiği fatura senin giderin için, senin keseceğin fatura müşterinin alımı içindir. Biri diğerinin yerine geçmez; her satış için müşteriye fatura düzenleme yükümlülüğü sende kalır.

e-Arşiv mi, e-Fatura mı? Ayrım ve zorunluluk

İkisi de elektronik belgedir ama alıcısı farklıdır. Pratik ayrım şu: karşı taraf da e-Fatura mükellefi ise e-Fatura, değilse (son tüketici dahil) e-Arşiv fatura düzenlenir. Trendyol satışlarının büyük çoğunluğu son tüketiciye gittiği için pazaryeri satıcısının günlük hayatı fiilen e-Arşiv faturadır.

Zorunluluk tarafı: GİB, internet üzerinden (pazaryeri dahil) satış yapan mükellefler için ciro eşiğine bağlı e-Fatura ve e-Arşiv zorunluluğu getirmiştir ve bu eşikler tebliğlerle güncellenir. Ayrıca belge bazında belirli tutarı aşan faturaların, e-belge mükellefi olmasan bile GİB portalından e-Arşiv olarak düzenlenmesi zorunluluğu vardır. Bu eşiklerin güncel tutarlarını burada vermiyoruz, çünkü değişiyorlar — güncel eşiği GİB duyurusundan doğrula ve kendi ciro durumunu mali müşavirinle birlikte değerlendir. Pratikte e-ticaret yapan bir işletmenin, eşiği beklemeden e-belgeye geçmesi hem operasyonu hem denetim riskini rahatlatır.

Faturada hangi tutar yazar? KDV dahil satış fiyatı — komisyon değil

En pahalıya mal olan hata burada yapılıyor. Satış faturası, müşterinin ödediği KDV dahil satış fiyatı üzerinden kesilir. Hakedişine yatan tutar, komisyon düşülmüş tutar veya "elime geçen para" faturanın konusu değildir. KDV dahil 500 TL'ye satılan %20 KDV'li bir üründe fatura şöyle görünür:

Komisyon bu faturada yer almaz. Komisyon, Trendyol'un sana kestiği ayrı bir hizmet faturasıdır; senin gider tarafına girer, müşterinin faturasına değil. "400 TL yattı, faturayı 400'e keseyim" diyen satıcı hem eksik KDV beyan eder hem de kayıtlarını Trendyol'un raporladığı satış tutarıyla çelişir hale getirir. KDV dahil/hariç dönüşümünü hızlıca yapmak için KDV hesaplama aracı, e-ticarette KDV'nin bütün resmi için e-ticarette KDV rehberi yazısı işini görür.

Pratik kural: faturanın toplamı, müşterinin sipariş ekranında gördüğü ve ödediği tutara eşit olmalı. Kampanya ve kupon senaryolarında indirimin kimin cebinden çıktığı ekstrede ayrı kalemler olarak görünür; bu durumlarda faturanın hangi tutara kesileceğini kendi ekstren ve mali müşavirinle netleştir.

Faturayı ne zaman kesmeli, müşteriye nasıl iletmeli?

Vergi Usul Kanunu'ndaki genel kural, faturanın malın teslimini izleyen yedi gün içinde düzenlenmesidir. Pratikte e-ticaret satıcıları faturayı sipariş kargolanırken keser; hem süre riski kalmaz hem de müşteri "faturam nerede" sorusunu sormaz. e-Arşiv fatura müşteriye e-posta veya link ile iletilir; Trendyol tarafında da sipariş detayına fatura eklenebilir. Müşterinin faturaya ulaşamaması hem şikayet hem mağaza puanı konusudur — küçük bir operasyon disipliniyle tamamen önlenebilir.

İade olursa: iade faturası ve gider pusulası

İade, faturanın da tersine dönmesi demektir ve akış alıcının kim olduğuna göre değişir. Genel çerçeve şöyle:

• Alıcı vergi mükellefi ise: iade ettiği mal için sana bir iade faturası düzenler; sen bunu alış belgesi gibi kayda alırsın.
• Alıcı son tüketici ise: fatura düzenleyemez. Bu durumda iade, senin tarafında gider pusulası ile veya e-Arşiv faturanın iptal/iade sürecine uygun şekilde belgelenir; hangi yolun uygulanacağı iade zamanına ve kullandığın e-belge sürecine göre değişir. Burada tek doğru akış yok — kendi sürecini mali müşavirinle kur.

Önemli olan şu: iade edilen satışın faturası kayıtlarda "yok" sayılmaz; iade belgesiyle ters kayıt oluşur ve KDV beyanın buna göre düzelir. İadenin fatura dışındaki tarafı — statüler, karar penceresi, hangi iadeye itiraz edebileceğin — bu yazının konusu değil; onları Trendyol iade süreci rehberinde adım adım anlattık.

Fatura kesimini otomatikleştirmek: entegratör ve ön-muhasebe araçları

Günde beş sipariş elle kesilir; günde elli sipariş kesilmez. Piyasada iki kategori araç bu işi otomatikleştirir:

• e-belge entegratörleri: GİB onaylı özel entegratörler üzerinden e-Arşiv ve e-Faturayı elektronik ortamda düzenlemeni sağlar.
• Ön-muhasebe / pazaryeri entegrasyon yazılımları: Trendyol API'sinden siparişleri otomatik çeker, her sipariş için faturayı oluşturur, müşteriye iletir ve kayıtlarını tutar. Çok pazaryerinde satan satıcı için fiilen zorunlu hale gelir.

Hangi aracı seçersen seç, iki kontrolü otomasyona bırakma: faturanın müşterinin ödediği KDV dahil tutara kesildiğini ve iade olan siparişlerin iade belgesinin oluştuğunu düzenli örnekle. Otomasyon hatayı yok etmez; hatayı sessizce ölçeklendirebilir.

Sık yapılan fatura hataları

1. Hiç fatura kesmemek: "Trendyol nasıl olsa kayıt tutuyor" diye faturayı atlamak, belgesiz satış demektir. Pazaryeri satışları vergi idaresinin en kolay çapraz-kontrol ettiği alanlardan biridir: platform, satış verisini zaten raporlar. Kesmeyen satıcı için sonuç özel usulsüzlük cezası ve geriye dönük tarhiyat riskidir — tutarlar değişir, güncelini mali müşavirinden öğren.
2. Faturayı hakediş tutarına kesmek: yukarıda anlattık — fatura satış fiyatına kesilir, eline geçen tutara değil. Komisyon ve kargo, Trendyol'un sana kestiği faturalarla ayrıca giderleşir.
3. Kurumsal fatura talebini gözden kaçırmak: müşteri vergi numarası girdiyse faturanın o bilgilerle kesilmesi gerekir; şahıs adına kesilen fatura kurumsal alıcı için işe yaramaz ve şikayete döner.
4. İade olan satışın faturasını açıkta bırakmak: iade belgesi oluşmayan her iade, kayıtlarında gerçekte olmayan bir satış ve fazladan KDV bırakır.
5. Fatura kayıtları ile ekstreyi hiç karşılaştırmamak: kestiğin faturaların toplamı, Trendyol ekstresindeki satış tutarlarıyla uyuşmalı. Uyuşmuyorsa ya eksik fatura ya fazla/eksik kesinti vardır — ekstreyi satır satır okumayı cari hesap ekstresi rehberinde anlattık.

Sık sorulan sorular

Trendyol benim yerime müşteriye fatura keser mi?

Hayır. Trendyol aracı hizmet sağlayıcıdır; müşteriye satış faturasını satıcı keser. Trendyol'un kestiği faturalar (komisyon, kargo, hizmet bedeli) sana kesilen gider faturalarıdır.

Şahıs şirketi olmadan Trendyol'da satış yapıp fatura kesmeden çalışabilir miyim?

Trendyol'da satıcı hesabı açmak için vergi mükellefiyeti gerekir ve her satış için belge düzenleme yükümlülüğü vardır. Esnaf muafiyeti gibi özel statülerin kapsamı ve belgeleme şekli kişiye göre değişir — bu kararı mali müşavirsiz verme.

e-Arşiv faturayı GİB portalından mı, entegratörden mi keseyim?

Düşük hacimde GİB portalı yeterlidir; hacim büyüdükçe sipariş başına elle kesim sürdürülemez hale gelir ve entegratör/ön-muhasebe aracı fiilen gerekir. Eşik senin operasyonun: günlük sipariş sayın elle yönetilemiyorsa geçiş vakti gelmiştir.

Mikro ihracat (yurt dışı) siparişlerinde de aynı fatura mı kesilir?

Hayır, yurt dışı satışların belge düzeni farklıdır (ETGB'li mikro ihracat ayrı bir rejim). Bu yazı yurt içi Trendyol satışlarını anlatıyor; ihracat yapıyorsan süreci mali müşavirinle ayrıca kur.

Fatura düzeni tamam — peki ekstreyle uyuşuyor mu?

Faturayı doğru tutara kesmek işin belge tarafını çözer; işin para tarafı, o satışın hakedişe doğru yansıyıp yansımadığıdır. Verimle, Trendyol hesabını bağladığında satış ve kesinti verisini ekstreden okur, beklenen kesintiyle fiili kesintiyi karşılaştırır ve açıklanamayan farkları tespit eder; haksız görünen kesintiler için itiraz taslağı hazırlar. Kestiğin faturaların dayandığı satış tutarları ile ekstredeki tutarların uyuşup uyuşmadığını görmek bu mutabakatın doğal parçasıdır. Kâr Röntgeni ve finans mutabakatı özelliklerini incele — ya da önce hakediş hesaplama aracıyla bir satışın eline geçecek tutarını çıkar.