Trendyol Mutabakat Maili Geldi: Ne Kontrol Etmeli, Neye Onay Vermeli?

Gelen kutunda Trendyol'dan bir e-posta: "cari mutabakat", bir dönem, bir bakiye ve genellikle iki seçenek — mutabıkız / mutabık değiliz. Çoğu satıcı bu maili ya hiç açmaz ya da okumadan onaylar. İkisi de hata: mutabakat maili, Trendyol'un "bu dönem aramızdaki hesap bize göre böyle, katılıyor musun?" sorusudur ve onay vermeden önce kontrol etmen gereken bir belgedir. Bu yazıda mutabakatın ne olduğunu muhasebe diline boğulmadan anlatıyor, onaylamadan önce bakman gereken kalemleri tek tek sıralıyor ve rakamlar tutmadığında ne yapacağını gösteriyoruz.

Mutabakat nedir? (Muhasebeci dilinden satıcı diline)

Trendyol'la aranda bir cari hesap var: senin sattığın her ürün Trendyol'un sana borcunu artırır; kesilen komisyon, kargo ve ceza faturaları ile onaylanan iadeler bu borçtan düşer; yapılan haftalık ödemeler hesabı kapatır. Mutabakat, bu hesabın dönem sonundaki kalanı üzerine iki tarafın "evet, rakam bu" demesidir — yani dönemsel bakiye teyidi. Trendyol bunu düzenli olarak e-postayla gönderir ve satıcı panelindeki Cari Mutabakat ekranından da aynı bakiyeyi görebilirsin.

Mailde ve ekranda geçen terimlerin satıcı dilindeki karşılığı şu:

Kritik nokta şu: mutabakat maili bir bilgilendirme değil, teyit talebi. "Mutabıkız" dediğinde o dönemin hesabına katıldığını beyan etmiş olursun. Bu beyanın muhasebe ve olası uyuşmazlıklardaki kesin sonuçları senin şirket yapına göre değişir — kendi durumun için mali müşavirine danış. Ama pratik kural basit: kontrol etmediğin rakama onay verme.

Onaylamadan önce kontrol listesi

Mutabakat tek bir rakam gösterir; o rakamın doğru olup olmadığını anlamak için altındaki hareketlere inmen gerekir. Sırasıyla:

1. Dönemin ekstresini indir, mutabakat rakamıyla karşılaştır

Satıcı panelinde Ödeme ve Fatura / Ekstre Listeleme ekranından mutabakat dönemine denk gelen cari hesap ekstrelerini indir. Ekstre; satış, iade, kesinti ve ödeme satırlarının dökümüdür — mutabakattaki bakiye bu satırların toplamından çıkar. Satır tiplerini ve ekstreyi nasıl okuyacağını Trendyol cari hesap ekstresi okuma rehberinde adım adım anlattık; mutabakat kontrolünün asıl işi o ekranda döner. Dönem toplamı mutabakattaki bakiyeyle uyuşmuyorsa daha kalem kontrolüne geçmeden bir uyuşmazlığın var demektir.

2. Kesinti kalemlerini tek tek gez

Ekstrede en çok hata barındıran grup kesintilerdir: komisyon, kargo faturası, platform hizmet bedeli, ceza faturaları (termin gecikmesi, tedarik edememe), kampanya ve kupon payları. Kontrol ederken üç soruyu sor:

• Oran doğru mu? Komisyon satırını kendi kategori oranınla doğrula — oranlar ve klasik hesap hataları için komisyon oranları yazısına bak.
• Kargo tutarı desine uyuyor mu? Kargo faturası kalemleri sipariş numarası ve desi bilgisiyle gelir; faturadaki desi senin ölçümünden büyükse itiraz konusudur.
• Mükerrer veya tanımadığın kesinti var mı? Aynı siparişe iki kez yansıyan iade, katılmadığın kampanyanın maliyeti gibi. Şüpheli satırları Kesinti Kontrol aracından geçirerek hangilerinin meşru olduğunu ayırt edebilirsin.

3. İade mahsuplarının işaretlerini kontrol et

İade, cari hesapta işaretleri ters çeviren harekettir: daha önce alacağına yazılan ürün bedeli geri alınır, buna karşılık satışta kesilen komisyon da sana iade edilir. Yani ekstrede bir iadenin izi tek satır değil, satış satırının aynadaki görüntüsüdür. En sık rastlanan hata deseni: ürün bedeli geri alınmış ama komisyon iadesi satırı eksik. Dönemdeki her iade için "bedel gitti mi, komisyon geri geldi mi?" çiftini ara. İadenin sana gerçek maliyetini (kargo, ambalaj, yeniden satılamama) ayrıca iade maliyeti hesaplama aracıyla çıkarabilirsin — mutabakatta görünmez ama kar hesabında görünür.

4. Dönem kaymalarına takılma

Mutabakat rakamıyla kendi kayıtların arasındaki farkların önemli bir kısmı hata değil, zamanlama farkıdır:

• Ayın son günlerinde yaptığın satışların vadesi sonraki döneme sarkar; senin defterinde bu ayın satışı, Trendyol'un cari hesabında gelecek dönemin ödemesidir. Vade mantığını hakediş yazısında anlattık.
• İade mahsubu, satıştan haftalar sonra gelebilir — satış geçen dönemin mutabakatında, iadesi bu dönemin mutabakatında görünür.
• Kesilen faturaların (komisyon, kargo) tarihi ile senin muhasebene işlendiği tarih farklı aya düşebilir.

Bu yüzden karşılaştırmayı "benim bu ayki cirom" ile değil, aynı dönem kesitiyle yap. Dönem farklarını eledikten sonra hâlâ açıklayamadığın tutar kalıyorsa, işte o gerçek uyuşmazlıktır.

5. Beklenen hakedişle sağlama yap

Kaba ama etkili bir kontrol: dönemin satış cirosunu al, kendi komisyon oranın, kargo baremin ve hizmet bedelinle beklenen hakedişi hesapla, mutabakat bakiyesi ve dönemdeki ödemelerle kıyasla. Tek satış için mantığı görmek istersen Trendyol Hakediş Hesaplama aracını kullan. Beklenenle gerçekleşen arasında iade ve cezalarla açıklayamadığın büyük bir fark varsa, kalem kontrolüne geri dön.

Rakamlar tutmuyorsa ne yapmalı?

Uyuşmazlık bulduğunda sıralama önemli:

1. "Mutabıkız" deme. Çözülmemiş bir itirazın varken dönemi onaylamak, elini zayıflatır. Mail genellikle "mutabık değiliz" seçeneği de sunar; sunmuyorsa onay vermeden itiraz sürecini başlat.
2. Belgeleri topla: itiraz ettiğin ekstre satırı (tarih, sipariş numarası, tutar), ilgili fatura, iade kaydı, kargo kesintisiyse ürünün ölçü/tartı fotoğrafı. İtirazın gücü belgenin gücüdür — "bakiye yanlış" değil, "şu satırdaki şu tutar şu belgeyle çelişiyor" diyebilmelisin.
3. Satıcı panelinden destek talebi aç ve itirazı yazılı yürüt: hangi dönem, hangi satır, beklediğin tutar, ekli belge. Telefonla çözülen itirazın izi kalmaz; bir sonraki mutabakatta aynı tartışmayı sıfırdan yaparsın.
4. Sonucu takip et: kabul edilen itirazın düzeltmesi sonraki dönemin cari hesabına yansır — bir sonraki mutabakatta o düzeltme satırını da kontrol et. Kesinti itirazının tamamını (hangi kesinti türüne nasıl itiraz edilir, süreler, dilekçe mantığı) haksız kesinti itiraz rehberinde ayrıntılı anlattık.

Bir not: itiraz süreci kesintiyi her zaman geri getirmez; meşru çıkan kesinti de olur. Amaç, neyin meşru neyin hatalı olduğunu belgeyle ayırmak ve hatalı olanın peşini bırakmamak.

"Mutabıkız" butonuna ne zaman basmalı?

Kısa cevap: yukarıdaki beş kontrolden geçtikten sonra. Pratik kural seti:

• Dönem ekstresiyle bakiye uyuşuyor, kesintiler açıklanabilir, iade çiftleri tamam → onayla. Mutabakatı bekletmenin sana bir faydası yok.
• Açıklayamadığın tutar var ama dönem kayması olabilir → önce kesitleri eşitle, sonra karar ver.
• Belgeli bir uyuşmazlık var → onaylamadan itiraz aç, süreci yazılı yürüt.

Onayın vergisel ve hukuki sonuçları şirket türüne ve somut duruma göre değiştiği için, özellikle yüksek tutarlı bir uyuşmazlıkta "mutabık değiliz" demeden önce mali müşavirinle konuş — bu yazı muhasebe veya hukuk danışmanlığı değildir.

Mutabakatı ayda bir maile bırakma

Mutabakat mailinin asıl sorunu içeriği değil, sıklığı: hesap ayda bir kontrol edilirse, hatalı bir kesinti haftalarca fark edilmeden birikir ve itiraz için elindeki zaman daralır. Verimle, Trendyol hesabını bağladığında satış, kesinti, iade ve ödeme hareketlerini sürekli çeker; beklenen hakedişle yatan tutarı karşılaştırır, açıklanamayan farkları ve şüpheli kesintileri tespit eder, itiraz etmek istediklerinde sana itiraz taslağı hazırlar ve sürecin takibini kolaylaştırır. Finans mutabakatı özelliğini incele — mutabakat maili geldiğinde rakamları ilk kez o an görüyor olmazsın.